Облачные хранилища — это сервисы для хранения данных на удаленных серверах с доступом через интернет. Пользователи могут загружать, синхронизировать и делиться файлами с любого устройства.
Системы документооборота (СЭД) — это программные решения для автоматизации работы с документами: создание, согласование, утверждение, хранение и поиск документов внутри организации.
Сценарии использования
Облачные хранилища:
- Резервное копирование данных
- Синхронизация файлов между устройствами
- Совместная работа над документами
- Обмен большими файлами
- Доступ к файлам из любой точки мира
Системы документооборота:
- Автоматизация согласования и утверждения документов
- Контроль версий документов
- Электронный архив документов
- Управление договорами и контрактами
- Организация рабочих процессов и задач
- Соблюдение требований законодательства (ГОСТ, ФЗ-152 и др.)
Составляющие
Облачные хранилища включают:
- Серверная инфраструктура для хранения данных
- Клиентские приложения (веб, мобильные, десктопные)
- Механизмы синхронизации
- Системы безопасности и шифрования
- Инструменты для совместной работы
Системы документооборота включают:
- Модуль управления документами
- Систему маршрутизации и согласования
- Электронную подпись (ЭЦП)
- Поисковую систему
- Систему прав доступа
- Интеграцию с другими системами (1С, CRM и др.)
Примеры сервисов для России
Облачные хранилища:
- Яндекс.Диск — 10 ГБ бесплатно, интеграция с Яндекс.Документами
- Облако Mail.ru — 8 ГБ бесплатно, хорошая интеграция с почтой
- Сбер Диск (ранее Google Диск в России) — облачное хранилище от Сбера
- Selectel — профессиональное облачное хранилище для бизнеса
- Cloud.ru (от Ростелекома) — корпоративное облако
Системы документооборота:
- DIRECTUM — комплексная СЭД с широкими возможностями
- 1С:Документооборот — популярное решение с интеграцией в экосистему 1С
- Docsvision — платформа для автоматизации процессов
- Дело (ЭОС) — система для государственных организаций
- Евфрат — СЭД для средних и крупных компаний
- Логика ЭДО — электронный документооборот с контрагентами
- ELMA365 — low-code платформа для автоматизации процессов
Все перечисленные решения соответствуют требованиям российского законодательства и обеспечивают хранение данных на территории РФ.